Cómo hacer un inventario

Hacer inventario es una de esas tareas ingratas que, por pereza o desconocimiento, m­uchas empresas suelen retrasar más de lo razonable. Sin embargo, un control regular de tus bienes puede ofrecerte ventajas. Te decimos cuales.

Cada oveja en su rebaño o, lo que es lo mismo, cada producto en su sitio. Un buen inventario te facilita esa tarea de control.

La información es poder, dice una de las consignas más antiguas en el mundo de los negocios, y la mayoría de empresarios suele seguirla a rajatabla cuando se trata de estar al tanto de cualquier detalle de su sector. De igual forma, todo emprendedor ambicioso querrá saber lo más posible acerca de sus clientes: quiénes son, dónde están concentrados, su gasto medio... Sin embargo, en casa del herrero cuchillo de palo: ese mismo empresario, tan cuidadoso de puertas afuera, es posible que no sepa con exactitud qué bienes tiene dentro de su empresa ni cuanto valen esos activos. Es decir, el tipo de información que podría obtener simplemente tomándose la molestia de hacer inventario.

Con la realización del inventario se busca “comparar las cifras que tenemos según los libros con las existencias reales que hay en el almacén, calculando su valor y la calidad de las mismas”. Aunque este cálculo parece de sentido común dentro de un negocio dedicado a la producción o venta de artículos, resulta necesario en cualquier tipo de compañía ya que, como recuerda Casillas, “incluso una empresa de servicios tiene un volumen de existencias, aunque sólo sea el material de oficina, y hay que hacer recuento de ellas”.

¿CUÁNDO HACERLO?

Realizar inventario al menos una vez al año no deja de ser una exigencia legal en la medida en que cualquier sociedad debe valorar sus existencias con vistas al cierre contable. Por esa razón, muchas empresas suelen aprovechar el final del ejercicio económico para hacer recuento de sus activos.

Este inventario anual es una opción que “se puede realizar cuando existe un número limitado de referencias”. El inconveniente, destaca, “es que la empresa debe efectuar una interrupción de sus actividades de almacenamiento, paralizando las entradas y salidas” mientras dure el recuento.

Pero si no quieres detener tu actividad, tienes la posibilidad de hacer un inventario cíclico, a lo largo del ejercicio. “De esta forma, la empresa realiza cada semana o mes el recuento de un determinado número de referencias y cuando finalice el año habrá hecho ya el recuento total”.

CLASIFICACIÓN POR ACTIVOS

En cuanto a cómo debes clasificar tus bienes, recuerda que en un inventario que incluya todos los activos deberá existir una división entre lo que llamamos partidas de activo circulante (existencias del almacén) y las de activo fijo (maquinaria, instalaciones, edificios, mobiliario, equipos informáticos, etc). Todo eso, lógicamente, debe ser también objeto de inventario”, señala Márquez de la Cuesta.

Por lo que se refiere a los bienes consumibles (papel, bombillas, bolígrafos, papeleras), necesarios para la actividad pero de menor valor, se deben sumar en el circulante. Lo habitual es que se fije un límite de precio (con relación a su valor por unidad) y en función de éste se incluyan en una u otra partida.

EL INVENTARIO, PASO A PASO

Puede que pienses que los bienes de tu empresa son tan limitados que casi los puedes ir contando sobre la marcha, pero no olvides que un inventario es un sistema de control y, cuanto más preciso sea, mejor. Lo primero es verificar la ubicación de los artículos, es decir, localizarlos. Esa tarea debería ser fácil si has hecho los deberes previos: codificarlos todos. Asignar a tus activos unos códigos de ubicación y de producto te servirá tanto para identificar cada uno como su emplazamiento en el almacén.

Respecto a las herramientas necesarias, se trata de elaborar unas bases de datos, para lo cual debería bastarte con los programas informáticos más habituales. Desde Internet es posible descargar modelos de hojas de inventario en Excel.

Según vayas haciendo el recuento de las existencias físicas reales (tal como se les denomina en la jerga), producto a producto y referencia a referencia, y sepas el número de unidades que tienes de cada cosa, es importante que introduzcas esa cifra en una aplicación informática. Eso te permitirá comparar el dato con el que figura en tus archivos de control. En caso de que haya diferencias en los números, estaremos ante una desviación, ya sea negativa o positiva (que falten o sobren productos).

Si concluido este recuento resulta que tus existencias no coinciden finalmente con las que esperabas, has de hacer una valoración de esa desviación o desajuste para proceder a su regularización. Dicho de forma más sencilla: debes ajustar las cifras de tus libros de acuerdo con la realidad. Cuando realizas el recuento del inventario, estás obteniendo también los datos para tu inventario contable, y la regularización es por tanto “una regularización contable, que afecta al balance de la compañía”.

TUS MÁRGENES DE MANIOBRA

A modo de referencia, que sepas que siguiendo la llamada clasificacion ABC las empresas suelen considerar admisible una desviación distinta dependiendo del tipo de producto. Para los artículos de clase A (los más valiosos para tu negocio), la desviación debería ser de cero; en la clase B se toleraría una máxima del +/-1%, mientras que en los productos de clase C se admite un margen máximo de hasta dos puntos porcentuales.

Si los desajustes son graves, puedes plantearte hacer un análisis histórico de los movimientos de entrada y salida, en busca de posibles fallos en los registros que te aclaren los bailes de cifras y ayuden a evitar otros. “En ese caso –aclara Márquez de la Cuesta–, en lugar de una regularización contable lo que tendrías que hacer es la rectificación de un movimiento erróneo”.

acer el inventario con un carácter periódico, “cuantas más veces mejor”, combinando dos técnicas que lo hagan más sencillo: en primer lugar, el sistema de clasificación ABC. Este método divide los artículos en tres categorías según su valor para el negocio, de forma que los de clase A serían los más preciados y los clase C los de menor interés. Aplicado al inventario, la conclusión es que debemos revisar con mayor atención aquellos productos que tengan un mayor valor unitario. “Por ejemplo, si tu negocio es una joyería, es posible que no necesites recontar con tanta frecuencia los relojes más baratos, pero las piezas que valgan 6.000 euros las contarás diariamente, porque si desaparece una tienes un problema gordo”, explica Thierry Casillas.

FAMILIAS LÓGICAS

Junto a ese sistema ABC, Casillas recomienda dividir el stock en “familias de productos” de forma que el inventario se pueda ir repartiendo en el tiempo. Un ejemplo sencillo:

Si tienes un negocio de ropa para hombres, una familia de artículos podrían ser los trajes y otras las camisas, los abrigos, los complementos... Aprovechando los tiempos muertos (en un local comercial, la primera hora de la mañana), es factible ir haciendo el recuento de cada familia sin necesidad de cerrar el local durante un día entero. Si has establecido ocho familias, a semana
por familia, “en dos meses le puedes dar una vuelta al conjunto del almacén y hacer hasta seis inventarios completos a lo largo del año”.

TÉCNICAS COMBINADAS

Además, una vez que tengas claras tus familias, al hacer el recuento puedes aplicar a su vez una técnica de clasificación ABC, apunta Casillas: “Por ejemplo, no importa tanto que, en lugar de ir contando cada par de calcetines, lo hagas por cajas, puesto que su valor por unidad es pequeño. En cambio, si recuentas gemelos de 300 euros cada par, sabes que los tienes que ir comprobando uno por uno".

DINERO PERDIDO ENTRE LOS ESTANTES

Según el último estudio AECOC sobre la pérdida desconocida, 1.200 millones de euros en producto desaparecen cada año de las empresas españolas. Es decir, ese es el coste de las regularizaciones que se ven obligadas a asumir las compañías. Viendo las causas de estas pérdidas, llama la atención que un 26,6% se debe a hurtos de los propios empleados (hurto interno), frente a un 10,4% de desapariciones que son a causa de errores administrativos (por ejemplo, a la hora de fijar los precios).

Como tendencia, las sustracciones por parte del personal están descendiendo respecto a años anteriores. En 2006, fueron del 29%. En cualquier caso, el mayor número de hurtos viene de personas ajenas a la empresa (un 63%).

Beneficios

No se trata sólo de poner orden en las dependencias de tu empresa. Un control regular de inventario te ofrece información de gran utilidad para muchas situaciones:

EVITAR ROTURAS DE STOCK

Cada vez que dejas de atender un pedido por no disponer de un determinado producto pierdes una venta y, quizás, un buen cliente. Las empresas de comercialización de productos tienen cuidado de no llegar a ese extremo. Sin embargo, incluso una compañía de servicios puede enfrentarse a una rotura de stock. Evitarlo es también una estrategia de fidelización.

DETECTAR MATERIAL CADUCADO O DETERIORADO

El fin del inventario no es sólo confirmar que el material existe, sino que está en las condiciones adecuadas para la venta. Comestibles caducados, material de enseñanza desfasado en los archivos de una empresa de formación... Si no llevas un control regular, puedes encontrarte con que lo que creías bienes útiles ya no lo son tanto.

PROMOCIONES Y LIQUIDACIONES

“Imagina que guardas un montón de licencias de Windows XP... Pasado un tiempo, ¿quién va a querer comprar ese material?”, recuerda Casillas. Y quien dice software dice, por ejemplo, merchandising de cualquier fenómeno mediático con fecha de caducidad: desde Indiana Jones a Rodolfo Chikilicuatre y su guitarra. Estar atento a tus existencias te permite detectar los artículos próximos al desfase y organizar las promociones y liquidaciones oportunas.

CONOCER EL VALOR DE TUS EXISTENCIAS

Normalmente, las existencias se valoran a precio de coste. Pero si el producto caduca, queda desfasado o descatalogado, la valoración que constaba en tus libros ya no es válida. Cuanto más ligado a la moda esté el producto, mayor necesidad de actualización.