Cómo evitar las interrupciones en el trabajo

¿Sabías que, de media, las personas son interrumpidas cada siete minutos? Quizá te interrumpa un teléfono que suena, un aviso de nuevo correo electrónico, la visita de alguien que desea hablar contigo o de cualquier otra cosa.

Las interrupciones pueden ocupar alrededor de una cuarta parte de tu jornada laboral. Si no aprendes a vencer esos obstáculos que te impiden avanzar en tu trabajo, te resultará difícil llevar a cabo tareas importantes que requieran tu concentración.

En el libro Gestión del tiempo y del estrés for rookies (Lid Editorial), se ofrecen unas cuantas claves para hacer frente a este problema. Estas son algunas:

No hay nada más eficaz que exponer públicamente tus intenciones.
Intenta ser consecuente y persistente.

Informa a tus compañeros de que estás intentando gestionar tu tiempo más eficazmente, y ellos colaborarán. Puede que esto no evite todas las interrupciones, pero sí que las disminuya un poco. Si explicas a tus compañeros lo que estás haciendo, evitarás que piensen que te comportas descortesmente.

Si cambias tus reacciones, transmitirás la impresión de que es fácil persuadirte para que abandones tus intentos de gestionar mejor tu tiempo. No permitas que esto suceda.

A modo de resumen, aquí tienes algunas de las mejores tácticas para evitar las interrupciones en el trabajo:

- Adelántate a las interrupciones planificando qué acciones vas a implantar.

- Al teléfono, evita las charlas interminables y sin sustancia.

- Cuando recibas visitas, sé implacable con tu tiempo, pero educado con las personas.

- Descarta las peticiones e invitaciones que no son necesarias.

- Si eres incapaz de decir no, ¿cómo van a apreciar tu si?

- En cuanto a tu disponibilidad, pon algunos límites (cierra la puerta o trabaja en casa).

- Frente a la mala organización, utiliza una estrategia que te guste y te funcione.

- Si no planificas, nunca aprovecharás al máximo tu tiempo.

Por qué no conviene ser demasiado inteligente en el trabajo

La inteligencia es uno de esos dones que deben existir en un nivel mínimo necesario, si se quiere formar parte de un equipo. Mucha inteligencia puede ser un inconveniente o algo peor.

Por ejemplo, los miembros del equipo directivo de Enron eran conocidos como "los chicos más inteligentes del salón". Analicemos cómo resultaron las cosas.

La antigua empresa comercial de energía de Estados Unidos aprovechó su mejor talento para gestionar algunas de sus divisiones más rentables, casi sin supervisión. Los gerentes, a pesar de su inteligencia, formaban un grupo arrogante e inseguro que corrió grandes riesgos y perdió miles de millones de dólares. La empresa se disolvió en 2001.

Sin duda, el trabajo para el cual se va a contratar a las peronas marca la diferencia. Ciertamente, yo quiero a personas con un alto nivel de inteligencia para efectuar el trabajo de investigadores, analistas y programadores, sé que puedo dejarlas encerradas en una habitación y permitir que hagan su trabajo. Si les falta inteligencia emocional o habilidades interpersonales, cualquier daño que ocasionen es limitado debido a su carácter independiente.

Pero, cuando se trata de gerentes, ¿necesito realmente buscar a los más inteligentes?

Saber no es lo mismo que convencer      

A Enron no le funcionó tener a los gerentes más inteligentes.

El problema con las personas realmente inteligentes es que muchas veces piensan que saben más que los demás.

Tal vez sí sea así. Pero eso no las ayuda cuando tratan de convencer a los demás para que compren lo que venden.

Por ejemplo, una vez estaba asesorando a una alta ejecutiva que siempre parecía estar un paso adelante de todos los demás en su equipo. Al menos, eso es lo que ella pensaba.

Uno de los mayores desafíos que enfrentó fue reconocer que otros directivos no veían necesariamente el mundo de la misma manera que ella. Eso significaba que tenía que invertir el tiempo en persuadirlos si quería que apoyaran sus proyectos preferidos.

Cuando usted sabe la respuesta correcta, muchas veces no puede creer que todos los demás no lo vean de la misma manera y se alineen con usted.

Por desgracia, las organizaciones no funcionan así. Sobre todo al trabajar con compañeros sobre quienes no se tiene autoridad directa, la única manera de impuslar un resultado deseado es venderles la idea. Imponer su solución "superior" simplemente no funciona.

Los más ineficaces

La ironía es que a veces la persona con más talento puede resultar ser uno de los gerentes más ineficaces. Esto se puede constatar en los deportes, donde a las superestrellas retiradas les resulta difícil entrenar o realizar una gestión satisfactoria, ya que entonces están supervisando a simples mortales que no fueron bendecidos con el mismo grado de talento innato.

      

A Michael Jordan no le ha ido muy bien como gerente de los Charlotte Bobcats.

Wayne Gretzky, la leyenda del hockey canadiense que se retiró con más récords de puntuación personales que nadie en la historia de ese deporte profesional, fue extraordinariamente ineficaz como director técnico. Se puede decir lo mismo sobre Michael Jordan, tal vez el mejor jugador de baloncesto de todos los tiempos, quien nunca ha sido capaz de dirigir una organización exitosa de baloncesto.

El resultado podría ser igual de malo si dejamos que el personal de primera línea salga al mercado a ofrecer lo que considera es el mejor producto.

Recuerdo una conversación con gerentes de Creative Technology, una empresa con sede en Singapur, después de que el iPod acabara de ser presentado por Apple. Creative tenía un reproductor de MP3 tecnológicamente superior, pero los clientes preferían el iPod, para consternación absoluta de los gerentes de Creative. ¡No podían entender cómo los clientes eran tan irracionales!

Resulta que no siempre gana la mejor tecnología, del mismo modo que las personas más inteligentes no siempre tienen éxito.

No es sólo en lo que se refiere a la capacidad intelectual donde "más" no significa "mejor". Por ejemplo, ¿conviene seguir reduciendo el tiempo que los técnicos emplean en ayudar a los clientes que solicitan ayuda a través de los centros de llamadas? ¿Qué pasa con la calidad del asesoramiento y la forma en que el cliente lo percibe?

Una manera brillante de lograr lo equivocado

Zappos, la tienda de calzado en línea con sede en EE.UU., premia a los empleados por pasar más tiempo con los clientes que llaman con preguntas acerca de los productos que piensan comprar. Para Zappos, la experiencia del cliente en una llamada vale más que cualquier métrica simple que, más bien, puede ir en detrimento de la rentabilidad.

Cuando los empleados están motivados para despachar clientes lo más rápido posible, las frases trilladas como que el cliente es la prioridad se convierte en lemas cínicos vacíos que no significan nada para el personal de ventas.

"Cuando usted sabe la respuesta correcta, muchas veces no puede creer que todos los demás no lo vean de la misma manera y se alineen con usted. Por desgracia, las organizaciones no funcionan así"

Y no olvidemos el efecto secundario que acompaña a esta cultura. Las personas que realmente se preocupan por el servicio se van a buscar trabajo en otros lugares. Por lo tanto, se quedan los empleados desmotivados que realmente son muy eficientes en eso de lograr sus tiempos teóricos. Al final, se obtiene lo que se quiere, pero se sale perdiendo debido al pensamiento obtuso de que más es mejor.

Llámelo hacer realidad de una manera brillante la visión equivocada.

Puede que la búsqueda de "más" sea el espíritu que define nuestro tiempo, pero los problemas que acompañan esta fijación individualista deben ser considerados con más cuidado. Confiar en el más inteligente y más talentoso para dirigir y gestionar personas y equipos podría ser una de esas cosas que suena mucho mejor en teoría que en la práctica.

Las 10 cosas que a tu jefe le molesta de tí

Las 10 cosas que a tu jefe le molesta de tí

Llegar tarde – Todo el mundo llega tarde de vez en cuando por problemas de tráfico, porque ha perdido el autobús o porque se ha dormido. Sin embargo, a algunos les pasa más a menudo que a otros. Además éstos suelen dar una excusa floja, como si no les importara haber llegado tarde. Eso puede desesperar a tu jefe.

Falta de iniciativa – Los jefes odian ser molestados continuamente por pequeñas cosas, como por ejemplo si debes llevar a comer a un cliente que te visita al mediodía. Seguramente deberías preguntarle directamente al cliente si quiere ir a comer, por tu propia iniciativa. Tus jefes te pagan

para que hagas tu trabajo, así que hazlo.

Demasiada iniciativa – que es como ser idiota. Solo hay algo pero que la falta de iniciativa, y es ignorar completamente las instrucciones para hacer otra cosa, que generalmente genera más problemas.

Molestarse y quejarse – Si un dí a tu jefe no te saluda al pasar por tu lado puedes sentirte molesto, él lo sabe pero quizá es porque esté ocupado en problemas más graves. Pero lo que, por ejemplo, es peor es que después de comprar un equipamiento nuevo se oigan comentarios del tipo “deberíamos

haber comprado el otro modelo” o “falta parte de lo que necesitamos”.

Deslealtad – Los jefes odian que en las reuniones los empleados aprovechen la oportunidad para criticar al jefe, reirse de sus medidas o echarle la culpa de todo. Son humanos, trabajan por su empresa y la deslealtad les molesta.

Falta de pasión o de interés – Aunque te cueste creerlo tus jefes también tienen vida propia fuera de la oficina. Les cuesta levantarse por las mañanas y les aburren las reuniones. Pero tienen que mantenerse motivados y esofrzarse por motivar a los empleados, por lo que cuando éstos se duermen,

olvidan nombres o se muestran aburridos les irrita sobremanera.

Tratar de ser su mejor amigo – Ellos no quieren que seas su mejor amigo. No quieren encontrarte en el bar, no quieren que les cuentes lo que piensas de ellos o lo que pasó con tu compañero en el baño. Saben por experiencia que, si muestran mucho interés, les empezarás a tratar como a un amigo y a no obedecer sus órdenes.

Mentiras sin importancia – Como por ejemplo, decir que no has podido coger su llamada porque te has quedado sin batería en ese momento, o que no has recibido el email, que la reunión se ha alargado demasiado y por eso no has podido volver a la oficina, que has perdido dos caros recibos de taxi, que hoy vas a trabajar desde casa, que tienes que ir a un funeral, auna boda, etc. El mayor insulto es que creas que ellos te creen.

Infantilismo – No son tu madre. No quieren que les consultes sobre tus pequeños problemas personales como qué coche te vas a comprar o el mueble que vas a poner en tu cocina.

Aspirar a su puesto – Ellos gastan todo el tiempo y energí a en protegerte de los superiores. Tú pones todo tu esfuerzo en quejarte de ellos. Y después de todo, tu quieres su puesto. Imperdonable.