De Word y Excel al programa de facturación
La automatización y la gestión fácil, rápida y económica de tu negocio son las grandes ventajas de un programa de facturación.
Word y Excel son dos programas vastamente usados por las empresas. Su utilidad y potencial para realizar varias tareas es innegable. ¿Pero qué ocurre cuando tu facturación se vuelve más compleja? ¿Son Word y Excel dos herramientas fuertes?
Las desventajas de Word y Excel
Word y Excel son programas muy apreciados por autónomos y pequeños empresarios para hacer facturas. Su versatilidad, para quienes tienen pocos recursos, hace que estos programas sirvan tanto para un roto como para un descosido.
El problema aparece cuando tu facturación se dispara. Entonces es cuando Word y Excel empiezan a mostrar sus carencias. Y estas carencias acaban por afectar a la gestión eficaz de tu negocio.
¿De qué carencias hablamos? De las siguientes:
• Word y Excel no “recuerdan” el número de la factura anterior, por lo que cada vez que haces una factura nueva has de acudir a la anterior para recordar el número.
• Has de introducir todos los datos de tu cliente, producto, importe, tipo de IVA, etc., de forma manual, pues Word y Excel tampoco los recuerdan.
• Word y Excel no están al día de las novedades legales.
• Las modificaciones, aunque a simple vista parezcan fáciles, acaban siendo más lentas y pueden ser un quebradero de cabeza. Sobre todo has de vigilar que, si escribes sobre una factura ya emitida, que no olvides guardarla con otro nombre.
• Una hoja de cálculo de Excel mal hecha puede costarle mucho a tu empresa. Hay un ejemplo famoso: en 2012, un error en la hoja de cálculo le costó al banco JPMorgan 9.000 millones de euros. Y esta, aunque la más sonada, no es la única pifia provocada por una hoja de cálculo de Excel.
• El seguimiento de la factura se hace difícil. Word y Excel no llevan un control automático de las facturas que están pagadas o impagadas o de las que están vencidas.
• La gestión queda almacenada en tu ordenador, lo que te obliga a estar haciendo constantemente copias de seguridad. Además que te limita la movilidad. ¿Qué ocurre si no tienes el ordenador a mano? Pues nada, a esperarse.
En resumen, la principal desventaja de Word y Excel es su falta de automatización para llevar la gestión de tus facturas. Lo que se traduce en una pérdida de tiempo y energías.
De Word / Excel al programa de facturación
Digámoslo claramente: hacer facturas no es lo más divertido de tu negocio. Word y Excel ayudan a salir al paso, pero consumen un tiempo precioso.
La automatización y la gestión fácil y rápida de tu negocio son las grandes ventajas de unprograma de facturación, cuya superioridad sobre Word y Excel es indiscutible, como lo es el automóvil sobre el carruaje arrastrado con caballos.
Aquí te mostramos las razones:
• Un programa de facturación automatiza todos los procesos: no tienes que preocuparte por el orden de tus facturas ni otras manualidades como los datos del cliente, la descripción del producto, el precio o los importes. Además, las facturas se pueden enviar automáticamente por e-mail una vez completadas.
• Un programa de facturación te organiza todo el tinglado de las facturas y te automatiza su seguimiento: en seguida tienes una perspectiva de qué facturas están pagadas y qué facturas están vencidas o están a punto de vencer.
• Un programa de facturación está adaptado a la legislación fiscal y actualiza todas las novedades sin que tengas que preocuparte.
• Con el programa de facturación la gestión de tus cuentas es más fácil: el control de tus ingresos y tus gastos están a un golpe de clic, lo que permite una elaboración sencilla y automática de los informes contables y fiscales.
• El margen de error es menor. La automatización de la información reduce los errores potenciales derivados de ir introduciendo uno a uno todos los datos.
• Una factura emitida desde un programa de facturación da un toque de profesionalidad que ni la plantilla más sofisticada de Word o Excel consiguen. Y eso ayuda a potenciar tu marca.
• La información se guarda online, por lo que puedes acceder a ella desde cualquier dispositivo, desde cualquier lugar y a cualquier hora. Sólo necesitas un acceso a internet.
Con un programa de facturación delegas las tareas más engorrosas de tu negocio y puedes dedicarte más tiempo a los aspectos productivos.
¿No te convence todavía? Entonces haz la siguiente prueba. Descárgate una plantilla de factura para Word y Excel. Y ahora prueba Debitoor, nuestro programa de facturación. Y luego, hablamos.
